INFORMATIVA PRIVACY – PROMOZIONE "FAMILY & FRIENDS"
(Ai sensi dell'Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 - GDPR)
Gentile Utente / Gentile Dipendente, grazie per l'interesse verso la nostra promozione.
Nell’ambito delle nostre iniziative, Jacob Cohen Company Spa (il "Titolare") desidera offrirti la possibilità di accedere agli sconti esclusivi "Family & Friends". Per consentirti di usufruire di questo vantaggio, e garantirti un'esperienza sicura o permetterti di estendere l'invito a persone di tua fiducia, i tuoi dati personali saranno trattati come descritto di seguito.
1. Finalità del trattamento e Basi Giuridiche I dati raccolti tramite questo form (nome, cognome, indirizzo email aziendale o personale, ed eventuale nominativo del dipendente referente) saranno trattati per le seguenti finalità:
• Attivazione della promozione e Gestione Account: La compilazione comporta la creazione di un account e l'inserimento dell'email nella lista degli utenti autorizzati sulla piattaforma Shopify per l'applicazione dello sconto al carrello.
o Base giuridica: Esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali per gli invitati (Art. 6.1.b GDPR). Legittimo interesse del Titolare a offrire benefit ai propri collaboratori per i dipendenti (Art. 6.1.f GDPR).
• Gestione Referral, Verifica e Sicurezza: Consentire ai dipendenti di generare inviti e validare il diritto alla promozione degli ospiti verificandone il legame con il referente. I dati del dipendente vengono salvati come "metafield" o "tag" nel profilo dell'invitato al solo scopo di monitorare la corretta distribuzione degli inviti e prevenire usi impropri.
o Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR) alla tutela dei sistemi aziendali da abusi.
• Marketing diretto (Facoltativo - Solo per Invitati): Inviarti newsletter e comunicazioni promozionali sui nostri prodotti e servizi.
o Base giuridica: Il tuo consenso esplicito e libero (Art. 6.1.a GDPR).
• Profilazione (Facoltativa - Solo per Invitati): Analisi delle tue preferenze e abitudini d'acquisto per offrirti comunicazioni personalizzate.
o Base giuridica: Il tuo consenso esplicito e libero (Art. 6.1.a GDPR).
2. Modalità di invito (Per i Dipendenti) Per la tutela della privacy, la procedura prevede che sia il dipendente a inoltrare privatamente il link di invito. La Società non acquisirà alcun dato degli amici o familiari finché questi non decideranno autonomamente di registrarsi sulla landing page dedicata.
3. Soggetti che trattano i tuoi dati (Destinatari) I dati saranno trattati esclusivamente da personale interno autorizzato e istruito (appartenente, a titolo esemplificativo, alle aree HR, Marketing e Sistemi Informativi IT). I dati potranno inoltre essere comunicati a soggetti esterni che operano come Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR), tra cui:
• Shopify Inc., quale fornitore della piattaforma e-commerce dove verranno memorizzati account e metafield relativi al referral.
• Fornitori di servizi IT, piattaforme di Email Marketing e agenzie di comunicazione di supporto. I dati non saranno oggetto di diffusione.
4. Sicurezza del trattamento Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative avanzate per proteggere i dati. Tra queste rientrano: l'utilizzo di protocolli crittografati (HTTPS), l'accesso selettivo alle liste di utenti limitato a personale identificato e controlli in tempo reale in fase di checkout per l'applicazione automatica dello sconto e il rilevamento di anomalie o abusi.
5. Trasferimento dati fuori dall'UE Qualora la piattaforma (es. Shopify) o i servizi IT comportino il trasferimento di dati fuori dall'Unione Europea, il Titolare garantisce che tale trasferimento avverrà in conformità al GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza o mediante Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea.
6. Periodo di conservazione
• Dati Account (Invitati): Conservati fino all'eventuale richiesta di cancellazione dell'account da parte dell'utente.
• Dati Partecipazione (Dipendenti): Conservati per l'intera durata del rapporto lavorativo o dell'iniziativa, per permettere l'accesso veloce alle future edizioni ripetibili della promozione. I log di generazione codici potranno essere mantenuti per finalità di audit interno (es. 12/24 mesi).
• Dati del Referral (Invitati): Le informazioni sul dipendente che ha effettuato l'invito saranno rimosse dal profilo al termine dell'iniziativa promozionale in corso.
• Dati di acquisto: Conservati per 10 anni come per legge.
• Marketing e Profilazione: I dati sono trattati fino alla revoca del consenso; i dati specifici di profilazione sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi.
7. Natura del conferimento Il conferimento dei dati per l'abilitazione alla promozione è facoltativo ma strettamente necessario. Il mancato utilizzo del form o la mancata registrazione non comportano altre conseguenze se non l'impossibilità di usufruire o far usufruire dello sconto.
8. I tuoi diritti In ogni momento puoi esercitare i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione) scrivendo all'indirizzo: privacy@jacobcohen.com. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ravvisassi una violazione dei tuoi diritti.
9. Privacy Governance
• Titolare del trattamento: Jacob Cohen Company Spa, Via Vittor Pisani 21, Milano.
• Responsabile ufficio Privacy: Sig.ra Cinzia Napoletano (privacy@jacobcohen.com).
• DPO (Responsabile Protezione dei dati): Sig. Marco Casati (dpo@consulentegdpr.eu).
