(Ai sensi dell'Art. 13 del Regolamento UE 2016/679) Gentile dipendente, nell’ambito delle iniziative di welfare aziendale e delle agevolazioni a te dedicate, la Società Jacob Cohen Company Spa (di seguito, il "Titolare") desidera offrirti la possibilità di accedere alla promozione "Family & Friends". Per consentirti di usufruire di questo vantaggio e di estenderlo a persone di tua fiducia, tratteremo alcuni tuoi dati personali secondo le modalità di seguito descritte. 1. Finalità del trattamento e base giuridica I tuoi dati personali (indirizzo email aziendale, nome e cognome) saranno trattati per: • Gestione Account: Creazione e gestione del tuo profilo personale sul sito e commerce Jacob Cohen, necessario per l’accesso ai servizi riservati e l'erogazione dei vantaggi legati alla promozione. • Abilitazione alla promozione: La tua email è stata inserita in una "lista di utenti autorizzati" all'interno della nostra piattaforma e-commerce (Shopify). Questo ti permette di attivare lo sconto durante il checkout semplicemente utilizzando la tua email aziendale e il tuo account loggato. • Gestione del sistema di Referral: Consentirti di generare un link di invito da condividere con amici e familiari. Quando un tuo invitato si registrerà, il tuo nome e cognome verranno associati al suo profilo (tramite tag/note nel sistema) esclusivamente per validare il suo diritto alla promozione. • Monitoraggio e Sicurezza: Verificare che il promocode sia utilizzato correttamente (massimo una volta per utente) e prevenire la diffusione impropria dei link su canali pubblici. • Gestione della Ricorrenza: Conservare l'abilitazione della tua email per eventuali edizioni future della promozione. • Profilazione (Facoltativa): Previo tuo esplicito consenso, analisi delle tue preferenze e abitudini d'acquisto per offrirti comunicazioni e vantaggi personalizzati. Base giuridica: Il trattamento per le finalità legate alla gestione dell'account e alla promozione si fonda sull' esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali (Art. 6.1.b GDPR) e sul legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR). Il trattamento per finalità di profilazione si fonda sul tuo consenso libero ed esplicito (Art. 6.1.a GDPR). 2. Modalità di invito di Terzi (Amici e Familiari) Ti ricordiamo che, per la tutela della privacy dei tuoi contatti, la procedura prevede che sia tu a inoltrare privatamente il link o il codice generato. La Società non acquisirà i dati dei tuoi amici/familiari finché questi non decideranno autonomamente di registrarsi sulla landing page
CARTA INTESTATA JCC dedicata. Ti invitiamo a non comunicare alla Società dati di terzi senza il loro preventivo consenso. 3. Operatività tecnica e Validazione Il sistema effettua un controllo in tempo reale in fase di acquisto: • Per te: lo sconto si applica se l'email inserita al checkout è presente nella nostra lista autorizzata e l'utente risulta loggato al proprio account. • Per i tuoi invitati: lo sconto si applica solo se l'utente si è preventivamente registrato sulla landing page dedicata fornendo i propri dati e il tuo riferimento. 4. Soggetti autorizzati al trattamento e Destinatari I tuoi dati personali saranno trattati esclusivamente da personale autorizzato e istruito dal Titolare, appartenente alle seguenti aree: Risorse Umane (HR), Marketing e Commerciale, Sistemi Informativi (IT). I dati potranno essere comunicati a soggetti esterni nominati Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR) , quali: • Società fornitrici di servizi IT e piattaforma e-commerce (Shopify). • Agenzie di comunicazione esterne che supportano l'azienda nella gestione operativa delle campagne. I dati non saranno oggetto di diffusione né comunicati a terzi per finalità diverse da quelle sopra indicate. 5. Sicurezza del trattamento Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio (protocolli HTTPS, accessi selettivi e sistemi di monitoraggio anti-abuso) onde prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o accessi non autorizzati. 6. Trasferimento dati fuori dall’UE Qualora i fornitori di servizi IT risiedano in paesi extra-UE, il trasferimento avverrà esclusivamente verso paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato o in presenza di clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea. 7. Conservazione dei dati e Ripetitività della Promozione L'iniziativa "Family & Friends" è concepita come un'attività periodica e ripetibile nel tempo. Pertanto: • Dati Account: I dati necessari alla gestione del tuo profilo personale saranno conservati fino alla tua eventuale richiesta di cancellazione dell'account. • Dati Promozione: I dati relativi alla tua partecipazione saranno conservati per tutta la durata del tuo rapporto lavorativo o fino a quando l'iniziativa rimarrà attiva.
CARTA INTESTATA JCC • Dati Profilazione: Qualora prestato il consenso, i dati saranno conservati per un periodo di 12 mesi dalla raccolta, salvo revoca anticipata. • Log di sistema: I log relativi alla generazione dei codici saranno conservati per 24 mesi per finalità di audit e controllo interno. 8. Natura del conferimento Il conferimento dei dati per la creazione dell'account e la partecipazione alla promozione è facoltativo . Il mancato utilizzo del portale o della funzione di generazione codici non comporterà alcuna conseguenza sul tuo rapporto di lavoro , ma renderà semplicemente impossibile per te e per i tuoi invitati usufruire dello sconto dedicato. Il consenso alla profilazione è parimenti facoltativo e l'eventuale diniego non pregiudica la partecipazione alla promozione. 9. Diritti dell'interessato In ogni momento potrai esercitare i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione) scrivendo all'Ufficio Privacy all'indirizzo: privacy@jacobcohen.com . Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. 10. Privacy Governance • Titolare del trattamento: Jacob Cohen Company Spa, Via Vittor Pisani 21, Milano. • Responsabile ufficio Privacy: Sig.ra Cinzia Napoletano (privacy@jacobcohen.com). • DPO (Responsabile Protezione dei dati): Sig. Marco Casati (dpo@consulentegdpr.eu).
